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¿Es el fin de las oficinas? o su reinvención.

Una marca busca ser un factor de comunicación de la identidad de una marca. A través de ella se transmiten valores, objetivos estratégicos, visión, misión, sentimiento de quienes hacen parte de ella. Una logo tradicional empresarial tiene la posibilidad de reinventarse en el corto plazo y de que su estrategia de marketing permita cambiar la percepción del público de la marca. No obstante, la marca país es algo más.

¿Es el fin de las oficinas? o su reinvención.

Sin duda soy un creyente que el diseño; sea decoración, arquitectura o brandeo de una oficina (los diseños de la marca que se colocan al interior de las oficinas), tiene la capacidad de retener y hacer sentir mejor a las personas en un lugar de trabajo, adicional, transmitir una marca en busca de hacer que quienes están allí adquieran un sentido de pertenencia más fuerte con la empresa y como resultado hará sacar lo mejor de sí cuando están allí.

Hace poco, escuchaba a varias personas mencionando que el trabajo en las oficinas se acabaría, que el teletrabajo era el futuro y que; sin lugar a dudas, muchas empresas; cómo alquiler de oficinas, diseñadores de interiores, entre otros, quienes tenía como foco de negocio los espacios físicos de sus clientes, debían buscar en otro sitio. 

¿Será entonces que es el fin de estos espacios físicos? O por el contrario ¿una reinvención de los mismos? Veamos:

1. Las oficinas como las conocemos hoy en día se denominan “open offices” u oficinas abiertas, las cuales nacieron por la necesidad de reducir costes, mejorar la productividad, flexibilizar la jerarquía e incrementar las interacciones entre los empleados de start-ups nacientes, que pronto tomaron relevancia en el mercado mundial. No obstante, estos espacios no son todo lo que prometen. 

En un artículo de la Philosophical of the Royal Society, una de las revistas más antiguas del mundo, titulado The impact of the ‘open’ workspace on human collaboration en el 2018, los profesores Bernstein y Turban, señalan que no solo este tipo de espacios generan ciertos problemas de privacidad y confidencialidad, también “no aumentan la interacción con los demás sino que nos hacen menos propensos a ella”, provocando “un 70% menos de comunicación cara a cara, una disminución paralela al aumento de interacción electrónica entre un 22 y un 50%” (Harvard Business Review, 2018).

2. A lo anterior, se puede agregar que acorde a Guido Stein, responsable de la Dirección de Personal de la Escuela de Negocios de Navarra, estos espacios de trabajo son más probables a contagios y el exceso de ruido genera estrés. Esto se traduce en mayores costes laborales directos, ya que el número de bajas laborales se puede aumentar hasta un 3%. 

Acaso, ¿no te ha pasado que estás en el computador y debes atender algo personal? o incluso ¿debes realizar una tarea muy importante con un nivel alto de confidencialidad, pero tienes a tus compañeros a los lados y con la sensación de que todos ven lo que haces?

3. Otro dato: Una encuesta realizada por la International Facility Management Association realizada en 2015 “indicaba que alrededor del 11% de los 538 jefes entrevistados encontró resistencia de los empleados a la ‘apertura’ de sus oficinas, aquejados de una mayor presión”

 

Como lo vemos, las oficinas abiertas como las conocíamos ya traían de por si, ciertas desventajas que incluso muchas compañías simplemente preferirían omitir. Por cierto, este tipo de oficinas, como se mencionó anteriormente son más propensas al contagio. Incluso, Kelly Reynolds, experta en transmisión de enfermedades en la Universidad de Arizona, menciona que las oficinas abiertas pueden ser un riesgo para los trabajadores.

De este modo, en la actual coyuntura que vivimos ocasionada por el Covid-19, este tipo de oficinas son las más afectadas entonces ¿es su fin? O por el contrario, ¿es momento de su reinvención? Definitivamente, me inclino por lo segundo.

Kate Lister, quien está a la cabeza de Global Workplace Analytics, dice que se espera que más del 25 por ciento de los trabajadores continúen trabajando desde casa varios días a la semana, representando un incremento del 4% comparado con lo que sucedía antes de la pandemia. Es un incremento bastante significativo, pero lejos de decir que todos estarán trabajando desde casa. 

O como lo menciona Niall Patrick en Archdaily, uno de los sitios web de arquitectura más leídos en el mundo, en un futuro cercano se espera que los empleados pasen al menos el 50% del tiempo trabajando de forma remota. 

Lo anterior, implica una reinvención de las oficinas en cuanto a diseño de interiores, sistemas de ventilación, estructuras, señalización y mobiliario se refiere. Esto implicará ciertos aspectos interesantes, veamos:

1. La oficina tradicional como se conoce, sin duda, seguirá. No obstante, viene un gran reto en cuanto a diseño ya que su arquitectura estará fuertemente influenciada por el trabajo remoto y por el manejo de los espacios de forma más eficiente. Algunas estimaciones hablan de que el 40% del espacio de trabajo actual no se usa en gran parte del día (Archdaily, 2020)

2. Debemos enfocarnos en las personas.

Esto es una filosofía que nuestra compañía desde el comienzo ha tenido, centrando la importancia de cualquier diseño en las personas.  De acuerdo al co-fundador de Room (una de las empresas de diseño de interiores más grandes de Nueva York), Morten Meisner-Jensen, “el problema que estamos solucionando es un problema humano” en cuanto a las oficinas se refiere, y agrega “necesitamos un espacio tranquilo, enfocado en el trabajo». 

De acuerdo a Morten, la forma en que las compañías han migrado de una oficina tradicional a una oficina abierta, no ha sido la correcta” (CNBC, 2020). Estos diseños se han pensando en la disminución de costos y en la errónea promesa de productividad. En un mundo en el cual el miedo al contagio es indudable, se requieren diseños que combinen lo digital con lo físico y que permitan flexibilizar el trabajo remoto y en los sitios tradicionales.

3. En algunos países se cuenta con oficinas fantasma, las cuales permiten trasladar al personal de manera temporal en épocas de crisis y poder seguir operando, esto debido a que varios puestos de trabajo manejan información muy sensible y confidencial. Además, que el acceso a la red es de mayor rapidez. Claro está, no todos pueden pagar un sitio de estos, pero aún así, los principales clientes son las agencias de servicios financieros, bancos, aseguradoras, petroquímicas e inmobiliarias.

Sin duda, las oficinas como las conocemos no se acabarán, pero la labor de rediseño por parte de diseñadores de interiores, agencias de branding, firmas arquitectónicas, será todo un reto en un entorno en el que deben lograr generar la seguridad suficiente para quienes laboran allí sumado a un espacio que sea lo suficientemente eficiente y emocional para quienes estén allí se sientan parte de la marca.

Referencias.

https://www.clarin.com/arq/coronavirus-riesgos-volver-trabajar-oficinas_0_3YyXmNCUp.html
https://royalsocietypublishing.org/doi/full/10.1098/rstb.2017.0239 https://www.cnbc.com/2020/02/04/see-the-trends-in-office-design-that-will-change-the-way-we-work-2020.html?utm_medium=website&utm_source=archdaily.co
https://www.msn.com/es-us/noticias/other/coronavirus-las-oficinas-post-pandemia-podr%C3%ADan-ser-muy-diferentes/ar-BB12oIg8?
https://www.bbc.com/mundo/vert-cap-52144768
https://www.archdaily.co/co/935519/es-el-coronavirus-el-comienzo-del-fin-de-las-oficinas
https://www.elconfidencial.com/alma-corazon-vida/2019-10-07/oficinas-abiertas-open-office-trabajo-empleo-empresas-321_2241399/
https://www.hbs.edu/news/articles/Pages/bernstein-open-offices.asp.